Los 10 errores más comunes en la redacción corporativa

AUTOR. HAPPY TOGETHER

Un empleado ejecutivo de una corporación recibe en la Argentina en promedio 40 mails laborales por día. Además, claro, lee memos internos, mensajes de texto, comunicaciones vía intranet, hojea el diario, chatea y navega por páginas web. Los especialistas aseguran que hoy leemos tres veces más que lo que leíamos hace 10 años, básicamente debido a la multiplicación de datos que producen la red y las nuevas tecnologías.

La misión de las comunicaciones corporativas es hoy más compleja que nunca: cada vez es más difícil captar la atención de los demás mediante textos. Nuestros interlocutores disponen de menos tiempo para leer y prestar su atención. Y competimos con decenas o cientos de mensajes diarios.

Al mismo tiempo, jamás hubo tanta demanda de redacción eficaz en las empresas y, paradójicamente, tan poco cuidado en la escritura.

Aquí les traemos el top ten de los errores y problemas más frecuentes que encontramos en nuestro trabajo diario con los escritos de empresas. Para que no los repita. Alguien decía que nada es del todo malo, porque en el peor de los casos servirá de mal ejemplo.

1.    No darle a los escritos el tiempo de producción que se merecen.

La mayoría de la gente no se toma el tiempo que debería cuando se sienta a escribir un documento, una presentación o un simple mail. Sepa que un texto se aprecia cuando exige poco esfuerzo entenderlo. Pero escribir para evitar el esfuerzo del destinatario puede ser una tarea ardua. Tenga en cuenta entonces esta máxima: el esfuerzo del redactor será inversamente proporcional al esfuerzo del lector.

2.    Escribir textos demasiado largos.

Van un par de consejos que casi nunca fallan: haga párrafos breves y diga lo más importante al principio. Cuide las formas que aprendió en el primario: sujeto-predicado. Las frases largas y enredadas suelen conducir también a errores de concordancia; cuando hay muchas palabras, y muchas relaciones entre ellas, resulta difícil discernir cuál va con cuál. Escribir corto y al pie, usando bien los signos de puntuación y evitando las redundancias, hará que sus textos sean más eficientes. Ya lo dijo Francis Bacon: “La lectura hace al hombre completo, la conversación lo hace ágil, escribir lo hace preciso”.

3.    No dar el tono: exceso de formalismo. 

No complique la redacción con palabras largas o complejas. En vez de metodología, use método. En vez de problemática use problema. En vez de intencionalidad use intención. En vez de finalidad use fin. Así es: las palabras cortas suelen ser más efectivas que las largas. Y eso es lo que deberíamos buscar en cada texto corporativo: eficiencia. También reniegue de aquellas viejas fórmulas epistolares: en el marco de, en referencia a, por la presente, el anteriormente citado, el mismo, a la mayor brevedad. Y evite tanto Sr., tanto Sra., tanto Dr…

4.    Desaprovechar el titular o subject.

Sobre todo en los mails, los redactores amateurs suelen darle poca importancia al título del correo. Pero el subject es lo primero que leerá el destinatario, aquello que definirá incluso si lo abrirá o no. Piense bien entonces al elegir su título para un documento, una presentación o un mail. El mejor es aquel que informa con rapidez y eficacia al lector apresurado y distraído, sin jugar a las adivinanzas. El título tiene que gritarle: “aquí hay algo que le interesa”.

5.    Abusar de los juicios de valor.

En general, los escritos corporativos proporcionan datos y argumentos procedentes de la realidad. Es decir, información objetiva. A diferencia de la literatura, el escritor corporativo no transmite sentimientos ni emociones, sino apreciaciones basadas en datos fiables. Para ser convincente, hay que economizar los juicios de valor y las argumentaciones gratuitas.

6.    No respetar la concordancia.

Se da por sabido que un sujeto en plural ha de estar acompañado por un verbo en plural. La concordanciase enseña en el colegio, y es la base fundamental de una buena sintaxis. Sin embargo, es uno de los errores que más habitualmente se encuentran en los textos corporativos. Pruebe su habilidad gramatical y busque los errores (si los hay):

- “Una de las maestras que más me influenciaron fue doña Rita”.

- “La soledad y la incomunicación que conlleva la vida en las ciudades hacen que las agencias de viajes se hayan convertido en un gran negocio”.

- “El 75 por ciento de los empresarios creen que subirá la inflación”.

- “Gran parte de los alumnos no estudian”.

- “Carlos, junto a su padre y su hermano, fueron a pescar”.

7.    Exceso de adjetivos.

Hay gente que tiene la “maldita” costumbre deadjetivar todos los sustantivos que encuentre a su paso. En la redacción corporativa es tan habitual -sobre todo cuando la comunicación está dirigida al cliente- que termina vaciando las palabras de contenido. Términos como exclusivo y especial son tan usados que perdieron todo atractivo.

8.    Usar (mal) los anglicismos.

El uso de anglicismos está tan extendido en la redacción corporativa, en especial en algunos ámbitos, que se convirtió en un tema de análisis entre los lingüistas. Y no se trata sólo de una defensa del idioma español: el problema con los anglicismos suele ser queen el traspaso se deforma su significado original y, muchas veces, son escritos con errores de ortografía.

9.    Siglas por doquier.

El abuso de las siglas también desluce el estilo. Son muy útiles, pero no hay que exagerar, porque cortan el ritmo de cualquier relato. Si no queda más remedio, recuerde que se escriben en mayúscula y sin puntos que separen las letras (ART, ONG, BCRA). Un error muy frecuente es escribirlas en plural, agregándoles una letra s al final (ONGs u ONGS). Es usual, sin embargo, que muchas de estas siglas se transformen con el tiempo en sustantivos comunes (OVNI, SIDA, PYME). En esos casos, pueden ser escritas en plural sin inconvenientes.

10.   Mezclar temas laborales y personales.

¿Sabías que alrededor del 20 por ciento de los mails corporativos son reenviados y copiados a otros destinatarios? Por eso, aun cuando el destinatario original sea de su confianza, siempre recomendamosno enviar ese tipo de mail donde se entrecruza la información laboral (“ya recibimos los legajos de Legales”) con acotaciones personales (“el sábado salimos a bailar con mi hermana”). A no ser que quiera que todos en el edificio sepan adónde y con quién estuvo el último sábado...

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